Grupo Alfa et la transformation numérique d’un programme de formation en temps de pandémie

Auteur(s) : Geovana Moura, Tatiane Paschoal, Yara Moura

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Résumé

Ce cas reflète les modifications apportées par le groupe Alfa Consultoria pour poursuivre son objectif. L’attention se porte sur l’appel à action C3PO, développé par l’entreprise dans le but de créer un lien entre les jeunes et le marché. Il sera discuté de manière à ce qu’un programme de formation intensif puisse être adapté à la dynamique du travail à distance. Dans le débat, l’étudiante participera aux parcours qu’Aurora et son équipe vont créer pour structurer ce programme innovant face à un scénario changeant.

Mots-clés: la transformation numérique ; Formation; Pandémie; la gestion des personnes.

Abstrait

Cette étude de cas nous invite à réfléchir sur les impacts de la pandémie sur les actions de formation proposées par le Grupo Alfa Consultoria, qui a cherché à s’adapter et à chercher de nouvelles façons de poursuivre son objectif. Le cas se concentre sur l’action appelée C3PO, développée par l’entreprise dans le but de créer un lien entre les jeunes et le marché. Il sera discuté comment un programme de formation intensif peut s’adapter à la dynamique du travail et de l’enseignement à distance. Dans le débat, l’étudiante participera aux chemins qu’Aurora et son équipe doivent encore créer pour structurer ce programme innovant face à un scénario changeant.

Mots-clés : la transformation digitale ; formation, pandémie ; la gestion des ressources humaines.

Histoire

Grupo Alfa est une entreprise brésilienne qui opère sur le marché mondial du conseil depuis 2005. Actuellement, le groupe Alfa est présent dans 10 pays à travers le monde et, au Brésil, dans 8 villes : Brasília, São Paulo, João Pessoa, Belo Horizonte, Porto Alegre, Recife et Rio de Janeiro. Le conseil vise à contribuer à la croissance durable des organisations et à apporter des résultats efficaces, en impactant positivement toutes les personnes impliquées, en mettant l’accent sur la société. Le principal différentiel de l’entreprise est la performance non seulement dans le conseil en gestion, mais aussi sur les fronts du marché tels que : Analytique (intelligence analytique), la technologie, l’innovation, le processus et l’organisation, les opérations et Approvisionnement (chaîne d’approvisionnement). L’un de ses objectifs est d’apporter une transformation et une innovation continues à ses clients.

L’entreprise a été créée par des étudiants en administration, en économie et en ingénierie de production de l’Université de Brasília qui se sont rencontrés dans le domaine de la gestion de projet, donnant ainsi naissance au désir de générer une rupture sur le marché de l’entrepreneuriat, de manière pratique et déconstruite. Depuis sa création, Grupo Alfa avait l’intention de combler le fossé entre les étudiants et le marché.

Avec 16 ans d’existence, l’organisation a déjà réalisé 1900 projets de consultation pour divers secteurs dans les secteurs public et privé, en plus d’avoir de l’expérience dans divers domaines de l’industrie tels que : l’éducation, le transport et la logistique, le commerce de détail, l’alimentation et les boissons, les services financiers et les assurances. À l’heure actuelle, Grupo Alfa a déjà touché 250 clients avec une équipe de plus de 400 consultants.

En 2019, l’entreprise a été reconnue Un endroit où il fait bon travailler (Annexe 01). Plus de 80 % de ses employés ont indiqué qu’il s’agissait d’une excellente entreprise pour laquelle travailler, ce qui a révélé un pourcentage beaucoup plus élevé que la moyenne du marché latino-américain. La gestion des hommes était une priorité pour le Groupe.

Aurora, qui travaille dans l’équipe des ressources humaines de Grupo Alfa depuis 4 ans, a collaboré au sein de l’équipe qui a structuré un programme de formation à fort impact, axé sur les jeunes. Elle a contribué à deux éditions du programme. À ce moment-là, elle a été invitée à prendre en charge la coordination de ce programme et est très enthousiaste à l’idée de relever le défi. Pour Aurora, C3PO a été une excellente expérience d’apprentissage et s’est déroulé à un moment très difficile. Elle se souvient bien du moment où l’idée lui est venue : c’était une période tumultueuse avec tant d’adaptations dans l’univers du travail, de la famille, des routines des gens, le tout causé par la pandémie de Covid-19. Aurora se souvient des incertitudes de cette période, un contexte dans lequel Grupo Alfa a été motivé à partager ses connaissances avec les jeunes et à organiser un programme de formation en ligne à grande échelle.

En tant qu’administratrice, Aurora a commencé à réfléchir aux étapes qu’elle devra prendre pour rendre ce programme de mieux en mieux. Rapidement, elle a commencé à soulever des noms possibles au sein de l’entreprise qui souhaitaient travailler sur ce front, ainsi qu’à définir les thèmes et à esquisser la planification et l’organisation de l’initiative. L’un de ses défis était de bâtir un programme qui soit remarquable pour les participants et qui puisse renforcer le Marque de l’entreprise sur le long terme.

La naissance de C3PO pendant la pandémie

C3PO a été le premier grand événement d’exposition de la marque Grupo Alfa sur le marché du conseil. L’objectif de l’entreprise, créée peu de temps avant la pandémie, était de mettre en relation les étudiants universitaires et les jeunes diplômés de divers cours avec des institutions de tout le Brésil, améliorant ainsi les possibilités de Réseautage et stimuler le contact des participants avec des spécialistes du marché.

Cherchant à apporter transformation et connaissance aux personnes qui étaient bloquées dans leurs études, Grupo Alfa a cherché à offrir un programme entièrement gratuit pour tout le pays. Ainsi, C3PO visait à apporter plus de connaissances et de formation aux étudiants et aux jeunes professionnels, en plus de fournir un réseautage, une compétence si importante sur le marché actuel. Le programme a combiné la théorie, les méthodologies de conseil et les pratiques du marché, exposant des cas et des situations d’entreprises réelles. Les principaux sujets abordés tout au long du programme ont été : la transformation numérique et les nouveaux modèles de gestion.

L’édition pilote a duré 5 semaines et a été proposée de mai à juin 2020, c’est-à-dire déjà pendant la pandémie. Les membres du cabinet d’études qui ont collaboré à la construction du programme ont été divisés en fonctions. Chaque groupe était responsable d’une étape du programme telle que l’inscription, le mentorat, l’orateur, la gestion des cas. Avec le soutien d’entreprises partenaires et le réseautage, il a été possible de constituer une équipe d’intervenants de référence sur le thème de l’innovation. Pour la composition de la première édition, les candidats sont passés par une sélection qui a abouti à 350 participants. Ils ont été divisés en 50 groupes de 7 personnes chacun, provenant des endroits les plus divers du Brésil et ont dû résoudre des défis tout au long du programme, en faisant un Tanguer qui abordait les contenus vus dans les cours et les conférences.

Pendant la période de pandémie de Covid-19, les entreprises ont dû s’adapter au grand changement mondial qui s’est produit en raison de la nécessité de l’isolement social. Beaucoup ont migré vers le travail à distance et avaient besoin d’intégrer des transformations dans la façon dont elles gèrent leurs équipes pour le télétravail et mettent en œuvre leurs processus de gestion du personnel, comme le révèlent les nouvelles et les manchettes des médias.

Certes, la mise en place de modalités de travail flexibles, comme le télétravail, nécessite des interventions et des adaptations vers une gestion plus autonome et décentralisée, qui imprègnent la structure organisationnelle, l’aménagement du travail, les pratiques de gestion et le comportement organisationnel à ses différents niveaux, générant un défi pour de nombreux gestionnaires. Ces évolutions des pratiques de travail et de management, rendues possibles par les avancées technologiques, favorisent une plus grande agilité organisationnelle et répondent aux nouvelles attentes et motivations des professionnels économiquement actifs. Cependant, la simple mise en œuvre de nouvelles formes d’organisation du travail peut ne pas donner les résultats escomptés si elles ne tiennent pas compte de la culture nationale, de la culture et de la structure organisationnelles, ni de l’ensemble habituel des pratiques de gestion.

Dans le domaine de l’éducation, les écoles sont considérées comme un espace à risque de transmission du coronavirus, ce qui a conduit de nombreux pays à adopter des actions d’urgence en matière d’enseignement à distance. Les enquêtes sur les réponses d’urgence dans le secteur de l’éducation mettent en évidence des défis principalement liés aux caractéristiques des élèves, telles que les conditions socio-économiques, l’accès à Internet et aux équipements, et la capacité des écoles à s’adapter aux différentes demandes et réalités de leur public cible à travers le monde. En termes d’apprentissage, l’enseignement à distance a impacté la manière d’apprendre et de partager les connaissances.

C3PO, comme il s’agissait d’un programme lancé en plein contexte de pandémie, a fait face à quelques obstacles. L’une d’entre elles a été l’adaptation de tous, participants au cours et employés d’Alfa, au format à distance travail et enseignement . La conciliation de l’agenda des employés impliqués, 160 personnes, a également été un défi auquel le cabinet de conseil a été confronté pour la meilleure planification et le meilleur développement du programme. De plus, c’était la première fois que Grupo Alfa proposait un programme de formation de cette nature et de cette ampleur.

Les effectifs du C3PO sont grandioses : 900 inscrits, 350 agréés et 160 collaborateurs impliqués dans sa construction. De plus, la 1ère édition du programme comptait 200 mentorats et a impliqué 150 établissements et 89,4 % ont complété le programme proposé.

Pour soutenir tous les participants, les groupes ont bénéficié d’un mentorat fourni par des consultants de l’entreprise dans lequel ils ont cherché à extraire le meilleur du groupe pour résoudre les défis. De plus, un groupe a été créé sur Telegram (application de messagerie) pour donner tout type d’aide dont chaque membre avait besoin, générant ainsi un contact plus étroit, même s’il était complètement virtuel.

Le résultat du programme a été perçu comme positif par l’entreprise, puisque plus de 15 % des diplômés du programme ont été embauchés plus tard dans le cadre de processus de sélection internes et qu’il y a eu une large acceptation pour une deuxième édition du programme. Quelques retours ont été enregistrés par les participants :

"Des classes très riches en contenu ! Des conférences avec des gens inspirants ! Et, un groupe sensationnel avec des gens hors de la courbe, qui m’ont beaucoup appris en peu de temps. Nous avons réussi à créer un lien de partenariat et d’amitié qui a sans aucun doute rendu cette expérience incroyable ! (Aline, étudiante de la première édition du C3PO).

« C’était merveilleux ! Félicitations à tous les membres de l’organisation pour tout le travail, pour l’énergie déployée et pour chaque détail. J’ai une énorme gratitude pour vous. Tout simplement incroyable. Et je suis déjà en train de regarder pour savoir quand le prochain aura lieu hahaha." (Lucas, étudiant de la première édition de C3PO).

C3PO.2 : Un nouveau rond encore plus grand

Avec le succès de la première édition et la forte diffusion du programme, la deuxième édition s’est déroulée d’août à octobre 2020, d’une durée de 9 semaines, et a réuni plus de 1 000 participants.

Lors de cette deuxième édition, l’accent a été mis sur la transformation numérique et il y avait deux modalités du défi : l’une impliquait la solution pour le cas de l’une des entreprises clientes (les membres ont eu accès à des entretiens et à des moments de rencontre pour poser des questions avec les clients) ; L’autre a consisté en l’inscription des équipes (entreprise, junior entreprise, athlétique) et, enfin, le travail sur la solution proposée aux problèmes.

Avec plus de trois fois plus de participants que lors de l’édition précédente, l’entreprise a cherché à appliquer les bonnes pratiques apprises lors de la première édition, en réseautant pour la construction du calendrier et la formulation de l’ensemble de la planification C3PO.2. L’une des bonnes pratiques a consisté à contrôler l’accompagnement des participants. Avec le grand nombre de participants, un robot d’engagement a été créé, qui a dirigé les questions vers un membre spécifique du cabinet de conseil, qui était disponible pour aider.

Malgré le succès des deux éditions de C3PO, Aurora a réuni l’équipe pour réfléchir et soulever les difficultés auxquelles ils étaient confrontés afin qu’ils puissent réfléchir à des améliorations. Lors de la réunion, les points suivants ont émergé :

1. Conciliation de l’emploi du temps des participants : l’emploi du temps du programme avait prévu la fin entre le milieu et la fin du semestre universitaire, ce qui a entraîné un conflit d’emplois du temps entre les événements C3PO/C3PO.2 et les activités curriculaires et parascolaires des collèges, telles que les tests, les recherches, les devoirs, les stages, etc. Par conséquent, certains participants ont dû prioriser ce qu’ils allaient livrer à la fin du semestre.
2. Groupe de volontaires pour la construction de C3PO : pour la préparation du programme, des gestionnaires, des consultants, des stagiaires et des analystes de Grupo Alfa se sont portés volontaires pour mettre les mains dans le cambouis et mettre en pratique les plans du programme de formation. Ces employés apprécient l’occasion de participer, car il y a un engagement significatif et une culture qui transmet les connaissances apprises. Malgré cela, parce qu’il implique des personnes ayant des agendas et des positions différents, la disponibilité et le roulement des membres affectent considérablement le fonctionnement de l’équipe d’organisation du programme, générant une surcharge pour certains membres et la nécessité d’une négociation constante.
3. Transmettre toutes les connaissances dont dispose le cabinet de conseil : C3PO essaie d’atteindre le maximum d’étudiants à partir des formations universitaires les plus variées. Par conséquent, tout le monde n’a pas le même ensemble de connaissances préalables. L’équipe finit par devoir filtrer le contenu proposé afin qu’il soit conforme au calendrier et qu’il soit complet et stimulant, transmettant ainsi les connaissances de l’entreprise. Une autre difficulté est la mesure et l’évaluation de ces apprentissages. Les études sur la formation en entreprise au travail soulignent l’importance d’évaluer la réaction, l’apprentissage et l’impact des participants au niveau individuel et organisationnel. Pour l’évaluation de l’apprentissage, des tests de situation peuvent être construits avec des éléments qui demandent aux participants de mettre en pratique les compétences techniques acquises lors de la formation, ce qui nécessite une analyse et une résolution de problèmes. Ces tests sont généralement conçus par les instructeurs des formations en fonction des objectifs pédagogiques.
4. Exprimez le Marque marque : Actuellement, C3PO est la plus grande initiative de l’entreprise sur le marché afin de se connecter avec de jeunes talents. Dans tout ce contexte, l’équipe doit réfléchir à la manière de transmettre sa culture et, plus précisément, ses valeurs aux participants du programme de formation.
5. Budget non défini : l’équipe d’organisation du C3PO n’a aucune connaissance de la part du budget allouée à l’élaboration de la formation. Cela rend difficile la prise de décisions et les chemins que l’équipe pourrait suivre.
6. Horaire des intervenants et événements imprévus : bien qu’il y ait un coordinateur et plusieurs personnes responsables de toute l’organisation du programme, il y a des chances que les conférenciers et les invités annulent l’invitation à la dernière minute en raison d’événements imprévus et de raisons personnelles. Souvent, il s’agit de personnes invitées par le PDG du cabinet de conseil lui-même. L’équipe doit faire face à ces imprévus et maintenir la qualité de ce qui était prévu. Il est clair qu’il y a un besoin de coordination et d’intégration de professionnels ayant des profils, des antécédents et des responsabilités différents qui travaillent à l’extérieur de l’organisation. Des études ont montré que les modalités de travail flexibles, telles que le télétravail, dépendent de changements basés sur des changements culturels et comportementaux, ce qui oblige l’organisation à investir dans la formation de nouvelles compétences managériales. Les besoins clés du marché dans lequel l’organisation s’insère doivent être établis, les objectifs des équipes doivent être définis, les plans de travail individuels doivent être convenus et les priorités doivent être définies.

Les défis de l’inclusion numérique dans un pays continental : un enjeu à relever

Les éditions du programme ont apporté une excellente formation et un excellent apprentissage aux étudiants et aux professionnels pendant la pandémie, ainsi qu’aux professionnels impliqués. Sur la base de ce constat, Grupo Alfa a l’intention de faire plus d’éditions de C3PO, y compris des étudiants qui n’ont pas de conditions technologiques. Cependant, comme il s’agit d’un programme qui implique l’ensemble du pays, il y a des problèmes de logistique et d’expédition de matériaux et de ressources.

Les matériaux ont pu être collectés auprès des partenaires du cabinet de conseil, grâce aux bonnes relations d’Alfa avec eux. Aurora s’est rendu compte, à partir de l’expérience des éditions précédentes, que la fourniture d’Internet (pour les participants qui n’ont pas de conditions financières ou qui vivent loin des grandes villes) devient un obstacle. Le cabinet de conseil n’a pas la structure nécessaire pour offrir Internet et faire en sorte que la connexion atteigne tous les points, entrant dans un problème structurel dans le pays. Pour Aurora et son équipe, il s’agit d’un problème externe, mais qui limite considérablement l’impact de leur programme de formation.

De plus, la question du déplacement des étudiants qui vivaient dans la ville en raison de leurs études et qui sont retournés à l’intérieur des terres en raison de la pandémie, rend difficile l’atteinte de cet autre public et une plus grande inclusion sociale. Malgré le succès du programme, il reste encore quelques points pour rendre la proposition plus accessible et apporter des formations et des opportunités à tous les étudiants et professionnels du pays.

Maintenant, Aurora et son équipe font face à une réflexion sur ce que seront les prochaines étapes de C3PO et vous avez été embauché pour faire partie de cette équipe, qui cherchera à faire grandir le programme de formation, cherchant à se solidifier au cours des prochaines années.

Discussion Questions

1. En ce qui concerne le travail de l’équipe qui planifie, coordonne et exécute le C3PO, quelles pratiques de gestion pourraient aider à surmonter les défis générés par le travail à distance et l’hétérogénéité de ses membres ?
2. Suggérer comment Aurora pourrait surveiller et évaluer l’apprentissage et l’impact du programme de renforcement des capacités du C3PO.
3. Comment le C3PO pourrait-il favoriser l’inclusion numérique et sociale des étudiants universitaires dans différentes régions du Brésil intéressés à participer au programme ?
4. Comment un programme de formation comme C3PO peut-il impacter le Marque de la marque Alfa Group ?
5. En tant que membre de l’équipe Aurora, dessinez un schéma des améliorations à mettre en œuvre dans la 3e édition du programme.

Références

Xiao, C., et Li, Y. (2020). Analyse de l’influence de l’épidémie sur l’éducation en Chine. In, In V. Das, & N. Khan (Eds.), Covid-19 et préoccupations centrées sur les étudiants : menaces et possibilités.

Attachement

À propos des auteurs

1. Geovana Moura est étudiant en administration à l’Université de Brasilia. Membre de l’équipe d’ADM Casoteca. Ancien membre d’AD&M Consultoria. Messagerie électronique: geovanamouradesouza@gmail.com
2. Tatiane Paschoal est professeur au Département d’administration de l’Université de Brasilia. Psychologue, titulaire d’un doctorat en psychologie organisationnelle. Il enseigne des sujets liés à la gestion des personnes. Messagerie électronique: paschoal@unb.br
3. Yara M. Lima est étudiant en administration à l’Université de Brasilia. Membre de l’équipe ADM Casoteca. Courriel : mouralimayara@gmail.com

Il s’agit d’une œuvre de fiction, toute ressemblance avec des noms, des personnes, des faits ou des situations de la vie réelle aura été une pure coïncidence. Ce texte est destiné exclusivement à l’étude et à la discussion universitaires, et son utilisation ou sa reproduction sous toute autre forme est interdite. La violation du droit d’auteur est passible des sanctions prévues par la loi n° 9.610/1998.